Organiser une évènement en Région Centre Val de Loire
L'organisation d'une épreuve - qu'elle quelle soit, correspond à un projet collectif de club; souvent motivé par une volonté de valoriser le club, ses effectifs, son arme; elle coïncide également à accompagner l'ancrage de la pratique au regard des partenaires locaux.
Le club, de part sa candidature, souhaite accueillir les escrimeurs régionaux ou nationaux sur son territoire.
En le choisissant comme club- organisateur d'une épreuve, le comité régional d'épreuve lui confère, par délégation, la responsabilité pleine et entière d'une épreuve. ou évènement dont il a souhaité s'occuper.
Charge au club de veiller à respecter le cahier des charges fédéral, le cadre réglementaire et technique d'une organisation sportive ( déclaration buvette, assurance, matériel de pistes, arbitrage, couverture médicale,..);
Le club organisateur est bien souvent accompagné, dans cette organisation, par les instances régionales telles que la commission d'armes, l'Equipe Technique régionale et le CTS.
Il se doit, par tout le public accueillis, de veiller à une pratique compétitive sécurisée et adaptée aux effectifs accueillis.
Le comité régional d'escrime a décidé d'octroyer une aide à l'organisation des championnats régionaux; cette aide est à demander à posteriori de l'épreuve en utilisant le formulaire "demande d'aide au CRECVL".
Prêt du Matériel de Pistes Région Centre Val de Loire
Vous pourrez trouver ci-dessous les documents se référant à la demande et au prêt du matériel régional pour l'organisation de compétitions.
Le matériel se trouve à la Home Box d'Orléans ( prés du lycée Charles Peguy), accès rue François Margotin à Orléans.
Les règles de priorité décidées par le comité directeur en 2015 sont les suivantes:
1- les championnats régionaux,
2- les stages régionaux,
3- les épreuves régionales comptant pour les classements régionaux,
4- les épreuves départementales organisées par une association départementale,
5- les circuits nationaux,
6- les trophées et tournois open,
7- les épreuves internationales,
En cas de superposition d'épreuves, il sera établi, dans la mesure du possible, un partage équitable du matériel régional.
Pour consulter le calendrier des réservations de matériel en cliquant ci dessous:
Gestion du logiciel "Belle Poule" Région Centre Val de loire
La compétition se gère grâce à plusieurs logiciels dont le logiciel gratuit "Belle Poule".Il vous suffit de le télécharger et de l'installer sur votre PC.
Intuitif et fonctionnel, ce logiciel vous aidera à gérer vos compétitions ainsi que tous les fichiers à communiquer à la FFE (fichiers fff):
Avant la compétition Région Centre Val de Loire
Le club qui souhaite une épreuve compétitive organise son projet en tenant compte du public concerné (compétiteurs), de l'arme, du calendrier régional proposé.
Il constitue le projet autour de l'équipe de ses bénévoles de manière à prévoir cet événement visant à accueillir une population de compétiteurs sur une date et un lieu unique.
Organiser une épreuve compétitive nécessite des étapes précises :
1) Consulter et constituer son équipe par rapport au projet,
2) S'assurer auprès de sa mairie que l'équipement sportif soit disponible,
3) Que le projet corresponde à un engagement partagé des différents partenaires du club (bénévoles, parents, compétiteurs, partenaires privés et institutionnels...)
4) Se positionner au niveau du comité régional d'escrime comme organisateur potentiel d'une épreuve (acte de candidature, réservation de matériel spécifique, feuille de route...)
5) Réserver le matériel nécessaire pour l'accueil des épreuves ( pistes, appareils,...) soit auprès du comité régional soit auprès du fournisseur du club,
6) Rédiger un Plan d'Organisation des Secours en référence au Plan Particuliers de Mise en Sécurité face aux risques d'attentats et d'intrusions en utilisant le document XLS ( voir ci-dessous),
7) Communiquer sur l'accueil et l'organisation de ces épreuves par tous les moyens utiles (site internet, presse écrite, télévisuelle...)
8) D'assurer une couverture arbitrale conséquente de ces épreuves en sollicitant , le cas échéant, les clubs régionaux d'une aide supplémentaire,
Comment rédiger sa note d'Organisation aux épreuves fédérales
Il est essentiel que l'information soit synthétique et lisible.
La note d'organisation doit se référer au règlement sportif régional en vigueur ; elle doit utiliser une police de caractère simple et des coloris mesurés ; l'usage d'un panel de couleurs trop prononcé noie l'essentiel de l'information.
La feuille de route comporte plusieurs éléments présentant l'épreuve ou la compétition organisée avec :
- La date
- Le lieu avec l'adresse précise,
- La nature de l'épreuve : individuelle ou par équipe
- La catégorie,
- L'arme ou les armes,
- Les horaires de début et de fin d'épreuve,
- Les modalités et délais d'inscription,
- Le tarif des engagements,
- Les partenaires,
- La liste des hébergements à proximité,
- Un plan d'accès du site,
d'autres indications peuvent y figurer telles que :
- Le déroulement des épreuves ou formules proposées,
- Le rappel réglementaire en matière d'arbitrage et de tenues,
- Le protocole des récompenses,
- Le service de restauration,
- La présence d'un fournisseur en matériel,
Elle doit comporter le Logo du club, de la Ligue d'escrime de la Région Centre Val de Loire et de la Ville.
Elle peut être agrémentée des logos des partenaires, présentés en bas de page.
Elle peut également présenter un visuel ( photos ou dessins); s'il s'agit d'une photo, il faut privilégier les images libres de droits.
Dans tout autre cas, il faut veiller à identifier et à nommer la source créative ( attention aux droits d'auteurs).
Vous trouverez ci-dessous un modèle type vous permettant de réaliser votre propre note d'organisation en y intégrant les informations utiles à votre organisation, vos logos, vos images, vos partenaires, ...
La note d'organisation doit parvenir aux clubs et être mise en ligne sur le site de la FFE , au plus tard, dans le mois qui précède la date des épreuves.
Les organisateurs ont aussi l'obligation de tenir un relevé d'indemnités d'arbitrage pour chaque épreuve (voir ci-dessous (cf. relevé arbitre/ rubrique réglementation).
A vous de jouer !
Après la compétition Projection
Il est toujours utile d'effectuer un bilan de l'organisation ceci afin de remercier l'équipe du club ayant participé à la réussite de cet évènement mais également en permettant une projection visant à optimiser la suite de cette organisation.
Merci de remplir et retourner à la ligue les documents suivants :